Przy większych projektach sam opis zakresu prac szybko przestaje wystarczać. Na początku zadania mogą wydawać się bezdyskusyjne, jednak wraz z pojawianiem się kolejnych etapów dużo trudniej określić, co z dużą uwagą powinno się wykonać, w jakiej kolejności i gdzie kończy się odpowiedzialność za określony fragment projektu. Pomocna jest w tym struktura Work Breakdown Structure, która przedstawia zakres przedsięwzięcia w układzie hierarchicznym.
Najwyżej znajduje się cały projekt, niżej jego główne części, a następnie coraz bardziej szczegółowe elementy. W praktyce ważne jest nie tylko i wyłącznie samo utworzenie takiego schematu, niemniej jednak także zobowiązanie odpowiedniej głębokości podziału. Jeżeli zadania zostaną rozpisane zbyt ogólnie, późniejsze planowanie może być nieprecyzyjne. Z kolei bardzo drobiazgowa struktura może wymagać ciągłego porządkowania i aktualizacji.
Przy tworzeniu WBS coraz częściej wykorzystywany jest Online WBS creator, ponieważ praca nad strukturą odbywa się bezpośrednio w przeglądarce. Ma to znaczenie w sytuacji, gdy projekt jest rozwijany przez kilka osób lub jego zakres jest regularnie zmieniany. W takim środowisku łatwiej przesuwać elementy, zbudować kolejne poziomy i poprawiać nazwy bez przebudowy całego dokumentu od początku. Z doświadczenia przy kształtowaniu projektów wynika, że zwłaszcza dużo modyfikacji pojawia się na wczesnym etapie, kiedy zespół dopiero ustala zakres odpowiedzialności. Dlatego warto zwrócić uwagę na to, czy struktura pozostaje czytelna również po wielokrotnym modyfikowaniu. Sam wygląd diagramu nie jest najważniejszy. Znacznie większe znaczenie ma to, czy osoba analizująca projekt potrafi bez dodatkowych wyjaśnień zrozumieć współzależności między poszczególnymi szczegółami.
W sytuacji bardziej złożonych przedsięwzięć przydatne może być WBS software wyposażone w funkcje wykraczające oprócz samo tworzenie hierarchii. Takie rozwiązania mogą pozwalać na przypisywanie informacji do konkretnych elementów, oznaczanie odpowiedzialności, dodawanie opisów czy eksportowanie przygotowanej struktury do innych formatów. Powinno się jednakże uważać, by dodatkowe sposobów nie przesłoniły podstawowego celu WBS. Struktura podziału prac służy przede wszystkim określeniu zakresu, a nie zastępuje harmonogramu, budżetu czy szczegółowego systemu zarządzania zadaniami. W małym projekcie rozbudowane funkcje mogą być wręcz zbędne, jednakże przy większej liczbie etapów możliwość szybkiego filtrowania i edycji może mieć praktyczne znaczenie. Dobór rozwiązania powinien zatem wynikać ze sposobu prowadzenia konkretnego projektu, a nie z liczby dostępnych opcji.
Podobne kryteria dotyczą wyboru narzędzia określanego jako WBS program. Przed rozpoczęciem pracy warto ustalić, kto będzie korzystał z przygotowanej struktury, jak na prawdę bardzo często będzie ona zmieniana a także czy informacje z WBS będą później wykorzystywane w innych dokumentach. Znaczenie moraz sposób zapisywania kolejnych wersji, ponieważ w trakcie realizacji projektu zakres prac może się konwertować, a wcześniejsze ustalenia nadal mogą być potrzebne do porównania. Ważne jest także rozróżnienie między wynikiem projektu a czynnościami prowadzącymi do jego osiągnięcia. Bardzo dobrze uporządkowana struktura powinna pokazywać cały zakres bez przypadkowego dodawania obowiązków niezwiązanych z priorytetowym misją. W praktyce właśnie na tym etapie często ujawniają się pominięte prace, niejasne granice odpowiedzialności lub elementy wymagające dodatkowego doprecyzowania.
Więcej informacji: Free WBS tool.