Wraz z rozwojem działalności liczba dokumentów potrafi rosnąć szybciej, niż zakładają osoby odpowiedzialne za ich porządkowanie. Na początku wystarczają zwykłe katalogi na dysku, lecz po kilku latach nieprosto przypomnieć sobie, gdzie zapisano konkretną umowę, protokół czy fakturę. Kłopotem nie jest jedynie liczba plików.
Znaczenie ma także ich nazewnictwo, kolejne wersje, daty powstania oraz fakt, że ten sam dokument może być przechowywany w kilku miejscach. Program do archiwizacji dokumentów może być wykorzystywany do uporządkowania takiego zbioru, natomiast sposób jego konfiguracji powinien odpowiadać rzeczywistemu obiegowi dokumentacji. Innych ustawień wymaga nieznaczny dział, w którym powstaje kilkadziesiąt dokumentów miesięcznie, a innych organizacja przetwarzająca ich znacznie więcej.
W praktyce na prawdę dużo sugestie wymaga określenie informacji, według których dokument będzie później wyszukiwany. Sama nazwa pliku na prawdę bardzo często okazuje się niewystarczająca. Przy większym archiwum przydatne mogą być dane dotyczące daty, rodzaju dokumentu, sprawy, kontrahenta czy osoby odpowiedzialnej za jego obsługę. Trzeba jednak zachować umiar. Zbyt wiele pól do uzupełnienia przy każdym zapisie wydłuża pracę i zwiększa ryzyko błędów, zwłaszcza gdy dokumentów jest na prawdę dużo. Z kolei zbyt ogólne oznaczenia powodują problemy w trakcie późniejszego wyszukiwania. Warto zatem najpierw prześledzić kilka typowych przypadków i sprawdzić, jak pracownicy realnie korzystają z dokumentacji. Dopiero na tej bazie można ustalić reguły, które będą możliwe do stosowania także przy większej liczbie plików.
Osobną kwestią pozostaje porządkowanie starszych zasobów. Nie za każdym razem opłaca się przenosić do nowego systemu każdy plik znajdujący się na dotychczasowych dyskach. W archiwach często występują kopie, dokumenty przestarzałe, niepełne skany a także materiały, których okres przechowywania już minął. Przeniesienie wszystkiego bez wcześniejszego przeglądu może tylko przenieść istniejący bałagan do nowego środowiska. Przy dokumentach papierowych dochodzi jednak stopień skanowania i nadawania odpowiednich oznaczeń. Warto również ustalić, czy papierowy oryginał wciąż ma być przechowywany a także kto odpowiada za jego dalsze przechowywanie. Takie decyzje zależą od rodzaju dokumentu, obowiązujących zasad a także przyjętych procedur wewnętrznych.
Przy organizowaniu archiwum elektronicznego nie można pomijać kwestii uprawnień i kopii zapasowych. Dostęp do dokumentów powinien wynikać z zakresu zadań, ponieważ w jednym zbiorze mogą znajdować się zarówno materiały ogólnodostępne dla pracowników danego działu, jak i informacje wymagające ograniczenia dostępu. Znaczenie ma też sposób tworzenia kopii zapasowych a także możliwość odtworzenia danych po awarii. Warto uprzednio sprawdzić, co dzieje się z dokumentem po jego zmianie, usunięciu albo zastąpieniu nowszą wersją. Są przypadki w których potrzebna jest historia modyfikacji, w innych wystarczy przechowywanie aktualnego pliku wraz z określeniem daty jego zaprojektowania. Przyjęte rozwiązania powinny być też okresowo sprawdzane, ponieważ sposób pracy organizacji może się zmienić, tożsamo jak liczba dokumentów i wymagania dotyczące ich przechowywania.
Zobacz więcej: program do archiwizacji dokumentów.